BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ YÖNETİM BİRİMİ GÖREV TANIMLARI

BAP KOMİSYON ÜYESİ

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• Proje başvuru takvimini hazırlayarak duyurur.
• Proje başvurularını inceler, değerlendirilmek üzere bütçelerine göre hakemleri belirler.
• Desteklenmesine karar verilen projelerin sözleşme protokollerini hazırlar.
• Bilimsel araştırma projeleri yönetmeliğinin 7.maddesinde belirtilen "araştırma projelerinin seçiminde dikkate alınacak ilkeler ve Gaziantep Üniversitesi bilim politikaları doğrultusunda proje başvuruları ve değerlendirmelerinde dikkate alınacak ilkeleri belirler ve araştırmacılara duyurur.
• Yönetmeliğe ve yönergeye uygun olarak her yıl esas ve usuller düzenlemek,
• BAP Yönetim Birimine ilişkin yıllık rapor hazırlamak,
• Yürütülmekte olan projelerde yürütücü tarafından talep edilen her türlü (malzeme ekleme-çıkarma, ek süre, ek bütçe, personel ekleme-çıkarma, vb) değişiklik taleplerini karara bağlamak,
• Yürütülmekte olan projenin bilimsel etiğe aykırılığı saptandığında projeyi iptal eder.
• Sözleşme ve yönerge maddelerine aykırı durumlarda gerekli yaptırımlara karar verir.
• Ülkemiz ve Gaziantep Üniversitesi bilim politikalarına uygun olarak öncelikli araştırma alanlarını ve konularını belirler ve duyurur.

YETKİ : Projenin Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Hakkında Yönetmeliğine uygun olarak yürütülmesi hususunda karar almak.

YETKİ DEVRİ : Yükseköğretim Kurulu Gaziantep Üniversitesi senato kararıyla değiştirilir.

ARANAN KRİTERLER : Projeyi teklif eden, hazırlanmasından ve yürütülmesinden sorumlu olan öğretim üyeleri ile doktora, tıpta uzmanlık yada sanatta yeterlilik eğitimini tamamlamış kurum mensubu araştırmacıları (Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Hakkında Yönetmelik Madde 4 ).

  

BAP KOORDİNATÖR

 GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• BAPYB Komisyonuna Rektör adına başkanlık yapmak,
• BAPYB' nın faaliyetlerinin, yükseköğretim kurumu adına yürütülmesini sağlamak,
• BAPYB Komisyonunu toplamak,
• BAPYB resmi yazışmalarını onaylamak,
• BAPYB hakkında birim müdüründen bilgi almak,
• BAPYB hakkında üst yöneticiyi bilgilendirmek,
• BAPYB harcama yetkililiğini yapmak,
• BAPYB birimini denetlemek, 

YETKİ                  :  Üst yöneticinin vermiş olduğu iş ve işlemlerle yetkilidir.

 YETKİ DEVRİ : Bulunmadığı durumlarda görevini ilgili rektör yardımcısı veya mevzuatta belirtilen koşulları taşıyan idareciye devreder.

 ARANAN KRİTERLER : Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Hakkında Yönetmeliği 3. Madde (ç) bendinde, yapılan tanımadaki şartları taşımak.

 

**BAPYB (Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Birimi)

 

BAP PROJE YÜRÜTÜCÜSÜ

 GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• Hazırlamış olduğu projeyi, BAP otomasyon sisteminden giriş yapıp ilgili eklerini tamamlayarak BAP koordinasyon birimine teslim etmek,
• Proje sözleşmesini imzalamak ve sözleşmeye uymak
• BAP koordinasyonu komisyonu tarafından kabul edilen satın alma taleplerini yapmak,
• Bap tarafından gerçekleştirilen satın alma sonucu firmalarca teklif edilen malzemelerin seçimini yapmak,
• BAP yönetmeliği gereği projesine ilişkin raporların BAP otomasyon sistemine girişini yapmak ve BAP birimine teslim etmek,
• Projeye ilişkin ek süre, ek ödenek ve yapılacak değişiklikler hakkında BAP komisyonuna sunmak üzere BAP otomasyon sistemi üzerinden talepte bulunmak,
• BAP otomasyon sistemi tarafından gönderilen mailleri takip etmek,
• BAP komisyonu tarafından alınan kararlara göre projeyi yürütmek,
• BAP komisyonu tarafından projeye ilişkin istenen belge ve bilgileri yönetime sunmak,
• En çok ek süreler dahi 36 ay içerisinde projeyi tamamlamak ve komisyona sunulmak üzere BAP birimine teslim etmek.

YETKİ                  :  Üst yöneticinin vermiş olduğu iş ve işlemlerle yetkilidir.

YETKİ DEVRİ : Bulunmadığı durumlarda görevini ilgili rektör yardımcısı veya mevzuatta belirtilen koşulları taşıyan idareciye devreder.

ARANAN KRİTERLER : Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Hakkında Yönetmeliği 3. Madde (ç) bendinde, yapılan tanımadaki şartları taşımak.

 

**BAPYB (Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Birimi)

 BAP ŞUBE MÜDÜRÜ

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• BAPK tarafından desteklenen tüm projelerin ödenek ve genel bütçe takibini yapmak,
• Mesai saatlerinde görevinde bulunmak,
• Bilimsel Araştırma projeleri satın alımlarında harcama yetkilisi görevlendirmesine mutakıp Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmeliğine uygun olacak işleri dizayn etmek,
• Birimde görevli astlarının görev tanımlarını yapmak,
• Birimde görevli astlarının denetimini yapmak,
• Birimde görevli astlarının eğitimlerini düzenlemek,
• Üstünün verdiği görevleri yönetmeliğe uygun olarak yerine getirmek,
• Birime ait yenilikleri takip etmek,
• Üstlerini bilgilendirmek, öneride bulunmak,
• Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kurulunu organize etmek,
• Yönetim kurulu kararlarına istinaden işleri takip etmek,
• Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kurulunu raportörlük yapmak,
• 657 Devlet memuru hal ve hareketinde bulunmak.

YETKİ :  Görev ve sorumluluklarına ilaveten üst birimce verilen işlemlerde yetkilidir.

YETKİ DEVRİ : Bulunmadığı durumlarda görevini şefe devreder.

ARANAN KRİTERLER :

• 4 yıllık İşletme, İktisat ve Fakülte mezunu olmak.
• Orta düzey yabancı dil bilmesi .
• Etkili konuşma ve ikna kabiliyetinin olması.
• Yöneticilik konusunda deneyim sahibi olmalı.

  BAP ŞEF

• Mesai saatlerinde görevinde bulunmak,
• BAP biriminin yazı ve dosyaları inceleyerek gerekli düzelmeler yapılmasını sağlamak,
• Evrak dosyalarında bulunan evrak tarih sayı vb. inceleyerek gerekli önlemleri almak,
• Tamamlanmış olan evrak ve dosyaları ilgilere dağıtarak kontrollerini yaptırma ve sevk memurlarına verilmesini sağlamak,
• İşlemi bitmemiş evrakı ilgili kişi ile birlikte izleyerek sonuçlandırmak,
• Gelen ve giden evrakların kayıt çoğaltma, dağıtım, dosyalama, arşivleme hizmetlerini izlemek ve yapılmasını sağlamak,
• Sorumluluğunda bulunan işler hakkında mevzuatı takip etmek,
• Birim hakkında aksaklıkları ve çözüm önerilerini şube müdürüne bildirmek,
• Şube müdürünün olmadığı durumlarda şube müdürlüğüne vekalet etmek,
• 657 Devlet memuru hal ve hareketlerde bulunmak.

 BAP PROJE KABUL PERSONELI

• Mesai saatlerinde görevinde bulunmak,
• Birime gelen Bilimsel Araştırma Projeleri başvurularını kontrol ederek e-imza ile BAP Otosmasyon sistemi üzerinden teslim almak, Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kuruluna sunmak üzere hazır hale getirmek,
• Yönetim Kurulu'nun kararı ile hakeme gönderilmesi planlanan projeleri hakeme göndermek ve hakemden dönüşü sağlanan projeleri hakem kararına göre düzenlemeye göndermek ya da tekrar Yönetim Kurul Kararı'na ekleyip ilişkilendirmek,
• Otomasyondan gelişme ve sonuç raporlarını hakeme göndermek, gelen hakem görüşlerini toplantı gündemine almak, düzeltme istenileni tekrar Yürütücüye göndermek.
• Projeler için gelen ek talepleri Yönetim Kurul Gündemine eklemek ve çıkan kararı ilişkilendirmek,
• Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kurulu Kararı ile Fakülte, Yüksekokul, Enstitü bilgilendirme üst yazılarını Elektronik Belge Yönetim Sisteminden yazmak,
• Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kurulu Kararı ile desteklenen ve ek ödenek verilen projeleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bilgilendirme yazılarını Elektronik Belge Yönetim Sisteminden yazmak,
• Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kurulu Kararı ile sonuçlanan projelerin sonuç raporlarını Kütüphane ve Dökümantasyon Daire Başkanlığına mail yolu ile iletmek,
• Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kurulu Kararı yeni destek alan projelere yeni klasör açmak,
• Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Kurulu Kararı ile sonuçlanan projelerin sonuç raporlarının birer nüshasının BAP Otosmasyon sisteminde arşivlemek,
• Yeni desteklenen projelerin sözleşmelerini almak ve Rektörlüğe sunmak,
• Rektörlük tarafından imzalanan sözleşme protokolünü sistemden teslim alıp satın alma aşamasına taşımak
• BAP Otosmasyon Sistemi üzerinden e-imza ile sunulan Destek Projeleri başvurularını kontrol edip eksiksiz bir şekilde teslim almak,
• Teslim alınan Destek Projelerini alt komisyona bildirmek ve komisyon kararını teslim almak,
• Reddedilen Destek Projelerini komisyon kararına istinaden red sebebinin mevzuata uygun şekilde Yönetim Kurul Kararı'na ekleyip ve kararı ilişkilendirirken Yürütücüye bildirmek,
• Komisyon tarafından kabul edilen Destek Projelerini Yönetim Kurul Kararına ekleyip kararı ilişkilendirken Yürütücüye bildirmek,
• Konusuna ilişkin yenilikleri, yönetmelikleri takip etmek ve müdürüne önerilerde bulunmak,
• Aksaklıkları üstüne bildirmek,
• 657 Devlet memuruna yakışır hal ve hareketlerde bulunmak.

BAP SATIN ALMA PERSONELI

• Mesai saatlerinde görevinde bulunmak,
• Bilimsel Araştırma projeleri Yönetim Kurulu Kararı ile desteklenen projelere ilişkin yürütücüler tarafından BAP otomasyon sistemi üzerinden gönderilen, malzeme talep dilekçelerini BAP otomasyon sistemi üzerinden Kabul edip, kontrolünü yapmak, eksik belgeleri BAP otomasyon sistemi üzerinden yeniden yürütücüye göndermek, eksiklik yok ise, işlemlerini yapmak üzere Kabul etmek,
• Satın Alma işlemi yapılacak malzemelerin Yaklaşık Maliyet Hesap Cetvelini Hazırlamak, (Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli doğrudan Temin limitini aşan satın almaların parasal sınırlarına gore ihalesini hazırlamak).
• Otomaston sistemi üzerinden onay belgesi düzenleyerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama yetkilisinin imzasına sunmak,
• HYS sistemi üzerinden de onay belgesi hazırlamak, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi onayına sunmak,
• Destek projesi kapsamında yapılan satınalmalarda proje yürütücüsü adına malzeme talebi dilekçesi hazırlamak,
• Onayı imzalanan satınalmaların otomasyondan ilana sunmak,
• İlan süresi tamamlanan satın almaların yürütücülerini bilgilendirmek, BAP otomasyon sistemi üzerinden tekliflerin açılımını yapmak,
• Yürütücü tarafından tercih edilen ürünlerin mevzuata uygun olarak siparişini çekmek,
• Konusu ile ilgili olan mevzuatı takip etmek, üstünü bilgilendirmek,
• Satın Alınan Malzemelere ilişkin yüklenici firmanın EKAP üzerinden yasaklı sorgulama yapmak,
• Üst amirinin görevi ile ilgili vermis olduğu görevleri yapmak,
• 657 Devlet memuru hal ve hareketinde bulunmak.

 BAP TAHAKKUK PERSONELI

• Mesai saatlerinde görevinde bulunmak,
• Satın alma aşamasında siparişi çekilen malzemelerin teslimini takip etmek,
• Firma tarafından yürütücüye teslim edilen malzemelerin faturasını teslim almak ve fatura arka yüzünün yürütücü tarafından imzalı olup olmadığının kontrolünü yapmak,
• Faturası teslim alınan malzemenin ilgili mevzuata uygun diğer evrakları eklenerek yürütücünün bağlı bulunduğu Fak./ enstitü müd./myo müdürü Taşınır Kayıt Yetkilisine muayenesi yapılması için imza karşılığı teslim etmek,
• Muayenesi yapılarak gelen malzemenin mevzuata uygun olarak Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden giriş işlemlerini yapmak,
• Girişi yapılıp Taşınır İşlem Fişinin Harcama Yönetim Sistemide Ödeme Emri Belgesini düzenlemek,
• Düzenlenen Ödeme Emri Belgesine asıl evrakları ekledikten sonra Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin imzasına sunmak, (e-imza ile)
• İmzaları tamamlanan ödeme evrakları mevzuata uygun olarak (HYS) sistemi üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Gönderildiğini kontrol edip ödemenin tamamlandığını teyit etmek.
• Ödemenin yapıldığından emin olunan ödeme emri belgelerinin birimimizce takibi için asıl evraklarla beraber ödeme emri klasörlerine yerleştirmek,
• Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi üzerinden oluşturulan giriş Taşınır İşlem Fişlerinin bir asıl nüshasını devir işlemleri için dosyalamak,
• Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden giriş Taşınır İşlem Fişleri oluşturulan malzeme/malzemelerin Ambarlar arası Devir İşlemini yapmak,
• Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden Devir İşlemi oluşturulan malzeme/malzemelerin seçildiği Devir Taşınır İşlem Fişini yürütücünün bağlı olduğu ilgili bölümün Taşınır Kayıt Kontrol Yetkiline onaylatmak.
• Bir nüshası Devir Fişinin tasnifi yapılıp, giriş Taşınır İşlem Fişi ile birleştirilerek dosyalamak,
• Bir nüshasını strateji geliştirme daire başkanlığına göndermek
• Ödeme işlemleriyle ilgili mevzuatı takip etmek,
• Mevzuat değişiklikleri hakkında müdüre bilgi vermek,
• Müdürlük tarafından verilen görevleri kanuna uygun yerine getirmek,
• Üstüne işleyiş ile ilgili öneride bulunmak ve aksaklıkları bildirmek,
• 657 Devlet Memurları Kanununa uygun hal ve hareketlerde bulunmak.

BAP SEKRETERYA PERSONELI

• Mesai saatlerinde görevinde bulunmak,
• Haberleşmeyi zamanında doğru ve etkin şekilde yapmak,
• Mail ve ebys yazışmalarını yazmak ve göndermek,
• Gelen yazı ve bildirimleri ilgili kişiye ulaştırmak,
• Bağlanması istenen telefonları bularak ve bunlara ulaşarak ilgili kişiye bağlamak, telefonları kurum imajına yakışır bir şekilde yanıt vermek,
• Gelen mesajları notları en kısa sürede ilgili personele ulaştırmak,
• Kurum ile ilgili olan kişi/firma/kurumlarla ilgili telefon fihrisi tutmak ve fihrisi güncellemek,
• Birimin tüm yazışmalarını yapmak ve arşivlemek,
• Kıymetli evrak tanımlaması yapılan evrakları özel olarak saklamak,
• Istenilen raporları tabloları bilgisayar aracılılğı ile yazıp kayıtlı tutmak,
• Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
• Birim yetkilisinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek,
• Büro kırtasıye ihtiyaçlarını saptamak ve üstünü bilgilendirmek,
• Birim içerisinde bulunan cihazların periyodik bakımlarını yaptırmak,
• Görevi ile ilgili olarak gizlilik ilkesinde davranmak,
• 657 Devlet memuru hal ve hareketlerinde bulunmak.

BAP DESTEK PERSONELI

• Mesai saatlerinde görevinde bulunmak,
• İş güvenliğine ilişkin önlemleri almak,
• Çalışma programını hazırlamak,
• Kullanacağı malzeme araç ve gereci doğru kullanmak,
• Makine ve ekipmanların durumu hakkında üstlerine bilgi vermek,
• Çalışma alanındaki çöpleri toplamak,
• Temizliğe engel olabilecek eşya ve malzemeleri kaldırmak,
• Temizleme işlemlerinden zarar görebilecek eşya ve malzemelerin koruma önlemlerini almak,
• Çalışma alanını havalandırmak,
• Hizmet içi eğitim yada oryantasyon eğitimi kurallarına uymak,
• İdarenin görevine ilişkin öngördüğü görevleri yerine getirmek,
• Kullanılan malzemenin iş bitiminde düzgün ve temiz olarak depoya kaldırmak,
• Çalışmalarını uyum ve işbirliği içinde gerçekleştirmek,
• Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
• Birime ait evrak işlemlerinin dağıtımını yapmak,
• 657 Devlet Memurları Kanununa uygun hal ve hareketlerde bulunmak.